Vừa rồi mình có nhận được một file word (.docx) soạn thảo trên Word 2007. Khi mở trên Word 2013 của mình thì bị lỗi toàn bộ văn bản bị dính cục lại. Tức là toàn bộ các đoạn xuống dòng và ngăn cách nhau đều trở thành 1 khối, khi muốn định dạng 1 dòng thì cả khối bị định dạng theo. May là file chỉ có ít chứ lên mấy trang trở lên thì định dạng lại phát mệt.
Một hiện tượng khác tương tự là mở file word người khác gửi thì bị lỗi dính chữ, chỗ nào có space đều bị mất, các chữ dính liền với nhau. Thử test và chia sẻ lại với mọi người.
Nguyên nhân: có thể do 1 trong các nguyên nhân sau:
– Lỗi Check spelling and grammar.
– Phiên bản Office Word bị lỗi, nhất là 2007.
Cách khắc phục: Người nhận không có cách nào sửa được lỗi trên cho nên người soạn thảo hay tác giả cần lưu ý:
1. Tắt toàn bộ chức năng Check spelling and grammar: Option -> Proofing -> Tại When correcting spelling and grammar in Word bỏ check các dòng Check spelling and grammar as you type, Mark grammar error as you type và Check grammar with spelling -> OK
2. Luôn lưu văn bản muốn gửi cho người khác dưới định dạng .doc (định dạng word 97-2003)
Khuyên dùng cách thứ 2 vì mình đã thử thành công.
Ngoài ra đối với người nhận sau khi đã chỉnh sửa định dạng lại văn bản bị dính cục từ người nhận thì nhấn Save As để lưu lại file khác và gửi đi sẽ không bị lỗi. Vì office có chức năng upgrade lên phiên bản đang dùng với chức năng Save As.
Đối với những file quan trọng như báo cáo hay đồ án với nội dung lên đến vài trăm trang thì khi lưu trữ cần tạo 1 bản sao lưu, khi đem in tốt nhất save file thành dạng PDF (word 2010 trở lên có chức năng đó hoặc có thể dùng phần mềm hay plugin cho word để save). Việc đó bảo đảm hạn chế lỗi định dạng như mất chữ, lỗi font, nhảy trang, nhảy hình… khi muốn in những văn bản quan trọng và nhiều nội dung.
Nếu bạn biết cách nào khác hãy chia sẻ nhé 🙂
Xuân Hiếu
